Stěhování firmy se neobejde bez pečlivé přípravy, která začíná dávno před samotným dnem přesunu. Základem je vytvořit si časový harmonogram, ve kterém si rozložíte jednotlivé kroky do několika týdnů. Nejprve je nutné zmapovat veškerý nábytek, techniku a dokumentaci, kterou bude potřeba přemístit. U větších firem se vyplatí určit osobu zodpovědnou za koordinaci celé akce, která bude komunikovat s vedením i zaměstnanci. Bez jasně dané odpovědnosti se příprava snadno zvrhne v chaos a na některé věci se zapomene.

Samotné balení věcí zabere více času, než se na první pohled zdá. Kancelářské vybavení je třeba roztřídit na to, co se přestěhuje, co se vyhodí a co poputuje do archivu. Křehké předměty, jako jsou monitory nebo skleněné doplňky, je nutné obalit bublinkovou fólií a uložit do pevných krabic. U velkých zásilek se osvědčilo označit každou krabici nejen číslem, ale i názvem místnosti, do které patří. Pokud si nejste jisti, jak naložit s objemným nábytkem, můžete se inspirovat radami na prepravaskupin.cz, kde najdete praktické postupy pro stěhování kancelářského nábytku. Dobře zabalené věci pak cestu přežijí bez poškození a jejich opětovné rozmístění v novém sídle je otázkou několika hodin.

Nezapomeňte také na administrativní a technickou stránku přesunu. Včas informujte dodavatele energií, internetu a telefonních služeb o změně adresy, aby v nových prostorách fungovalo vše od prvního dne. Zaměstnanci by měli dostat jasné instrukce, co si mají zabalit sami a co nechají na stěhovácích. U počítačů a serverů je vhodné předem zálohovat data a zajistit, aby je převážela pověřená osoba. Poslední den před stěhováním je dobré zkontrolovat, zda jsou všechny krabice označené a zda nic nechybí.

Po přestěhování přichází fáze, na kterou se často zapomíná – uspořádání nového prostoru. Ještě než se pustíte do plného provozu, vyplatí se rozmístit nábytek tak, aby odpovídal pracovním tokům a nebyl nikdo zbytečně omezený. Nové kanceláře si zaslouží i krátkou revizi kabeláže a osvětlení, protože právě tyto detaily ovlivňují každodenní komfort. Pokud vše proběhne podle plánu, stěhování firmy se obejde bez výpadku a tým se do nového prostředí rychle zapracuje.